Serwisy z systemem rejestracji online

Rozpoczynając działalność usługową planujemy zwykle zgromadzić wszystko to co do prowadzenia konkretnej działalności będzie niezbędne. Bardziej przewidujący myślą także o zabezpieczeniach i wizerunku w internecie. Coraz rzadziej zdarza się, że powstaje lokal usługowy, który nie ma swojej witryny w sieci, ale faktycznie wydatki ograniczają się do tego co niezbędne na początku. Wielu chce po prostu spróbować czy interes ma szansę na przetrwanie i rozwój, dlatego też przymykają oko na kwestie związane z organizacją pracy i jakością obsługi. Potem interes kwitnie, mamy coraz więcej klientów, coraz mniej czasu, coraz więcej na głowie. Jak zorganizować przepływ informacji, zoptymalizować pracę i obsługę by mieć bieżącą kontrolę nad tym co dzieje się w firmie? Bez zbędnych dokumentów i żółtych karteczek przyklejonych do monitora? Jak zapanować nad terminami wizyt i relacjami z klientem i pracownikami?

Warto otworzyć się na rozwiązania, które porządkują i optymalizują pracę.

W jednym z ostatnich wdrożeń zaproponowaliśmy klientowi integrację serwisu opartego o Quick.Cms.Ext z usługą Halo 24 – oprogramowaniem do zarządzania salonem/gabinetem. Po kilku miesiącach użytkowania systemu od wdrożenia, mimo początkowych wątpliwości otrzymaliśmy od klienta bardzo pozytywną opinię. Dlatego rekomendujemy go jako rozwiązanie, które warto wdrożyć nawet na początku prowadzenia działalności gospodarczej opartej np. o usługi kosmetyczne, fryzjerskie, medyczne w gabinetach, poradniach i salonach. Rozwiązanie to uporządkuje obsługę klientów/pacjentów. Pozwoli na odciążenie recepcji, lepszą organizację wizyt, bieżący dostęp online dla zainteresowanych. Udostępnia wiele funkcjonalności, które pozwolą na szybszy rozwój, a co za tym idzie wpłyną na przychody firmy i jej postrzeganie na rynku.

Jak działa system rezerwacji online?

Przykładowe funkcje które po naszej integracji widoczne są na stronie gabinetu:

• widok dostępności usług i specjalistów
• możliwość zarezerwowania wizyty o konkretnego specjalisty
• podgląd cen w opisach usług i zabiegów z opcją „zarezerwuj termin”
• lista usług i cen w formie cennika
  
  

Przykładowe funkcje powiadamiania klienta:

• Potwierdzenie rezerwacji wizyty SMS/mail
• Przypomnienie o wizycie SMS/mail
• Podziękowanie po wizycie SMS/mail
• Informacje o promocjach
• Indywidualne powiadomienie SMS
  
  

Przykład funkcjonalności dostępnych dla obsługi gabinetu

• panel administracyjny umożliwiający, edycje danych, zarządzanie zasobami, konfiguracje usług . Raporty - podsumowanie finansowe (przychody Salonu, wydatki z Kasy, bilans, raporty szczegółowe pracownika wraz w wyliczeniem prowizji i przepracowanych godzin). Przypomnienia o urodzinach oraz imieninach Klientów
• baza pracowników – umożliwia wprowadzanie pracowników i przydzielanie im usług, zasobów i produktów, generowanie grafików. Pracownicy mają dostęp tylko do wybranych przez właściciela części aplikacji (np. tylko do kalendarza)
• baza zasobów – czyli sprzętu i lokalizacji przydzielanych do pracowników i usług
• baza usług – w których definiuje się zakresy i ceny
• baza produktów – które można przypisać do usług. Zawsze aktualne stany magazynowe, szczegółowe raporty dotyczące sprzedaży i zużycia produktów, a także operacji wewnętrznych. Receptury przypisywane do usług.
• kalendarium – w którym automatycznie zapisywane są wizyty zarejestrowane online . Tworzenie kalendarzy dla dowolnej ilości specjalistów. Nielimitowana liczba kalendarzy.
• baza klientów – w której możliwe jest konfigurowanie dodatkowych opcji związanych z promowaniem usług, korespondencją, programem lojalnościowym, dane kontaktowe, historia wizyt, zakupów, wysłanych wiadomości; miejsce na komentarze, możliwość wgrywania plików w tym robienia zdjęć tabletem i telefonem
  
  
  
  

Jakie są korzyści dla właściciela Gabinetu/Salonu?

• Przypomnienia SMS o wizytach skutecznie minimalizują ilość zapomnianych wizyt w Salonie
• Dzięki rozbudowanym raportom można rozliczyć pracowników oraz zapanować nad sprzedażą produktów i bonów
• Łatwy dostęp do historii wizyt . Dzieli czemu można być przygotowanym do obsłużenia klienta w profesjonalny sposób
• Funkcja kopiowania spotkań znacznie przyspiesza i uatrakcynia pracę.
• Zdalny dostęp do aplikacji pozwala na umawianie Klientów nawet, gdy osoba zajmująca się recepcja jest poza gabinetem
• Dzięki zapisom online Klienci mogą umówić się na zabieg w każdej chwili i w każdym miejscu – w pracy, w podróży lub gdy wieczorem przeglądają internet.
• Marketing SMS jest najskuteczniejszym sposobem dotarcia do Klientów. Bardzo dobre wrażenie na Klientach robią SMS z nazwą Salonu zamiast standardowego numeru telefonu.

Jak wygląda wdrożenie?

System wdrażamy indywidualnie do projektowanych serwisów, dzięki czemu jego wygląd zewnętrzny jest dopasowany do charakteru i wyglądu strony. W ramach wdrożenia projektu do Quick.Cms.Ext konsultujemy z usługodawcą zapotrzebowanie właściciela gabinetu, by uniknąć nieporozumień związanych z brakiem wiedzy informatycznej. Na koniec organizujemy szkolenie personelu, który będzie obsługiwał system w gabinecie.
Korzystanie z rozwiązania odbywa się na podstawie umowy i opłacane jest miesięcznie. Nasi klienci podpisują umowę bezpośrednio z Halo 24 i ustalają ilość SMS/miesiąc, która wystarczy do obsługi bieżącej gabinetu. Koszt samej integracji Quick.Cms.Ext jest wkalkulowany w nasze prace wdrożeniowe i definiujemy go na etapie wyceny serwisu.

Czy warto na samym początku działalności sięgać po takie narzędzie.

Stanowczo tak. Naszym zdaniem firma posiadająca takie funkcjonalności na swojej stronie i w gabinecie zyskuje lepszy wizerunek. Klienci, którzy planują wizytę chętniej korzystają z rezerwacji online. Bez konieczności tracenia czasu na rozmowę przez telefon lub czekania na odpowiednią porę by telefon ktoś odebrał. Potwierdzenie i przypomnienie o wizycie pozwala na zminimalizowanie tzw. „zapomnianych wizyt”. Plusów jest o wiele więcej i ciężko zawrzeć w krótkim artykule. Minusem, dla tych których to dotyczy, wydaje się sam proces wdrażania wymagający przepisania notatek, harmonogramów, listy klientów z ręcznie prowadzonych kart czy zeszytów do bazy w panelu administracyjnym. Wymaga to pracy i zrezygnowania z dotychczasowych przyzwyczajeń. Za to po wdrożeniu systemu korzyści wynikające z działania tak zorganizowanego obiegu dokumentów i komunikacji z klientami w gabinecie szybko przynoszą odpowiednie rezultaty. Dlatego jeśli ktoś szuka właściwego narzędzia, chce zamówić u nas serwis internetowy, a z jego potrzeb wynika, że warto wdrożyć mu Halo 24 to z całą pewnością zarekomendujemy mu właśnie to rozwiązanie.